Maksuaikaa 14 tai 45pv. Mitä väliä, jos saadaan asiakas tilaamaan

Suomi on lyhyiden maksuaikojen paratiisi. Koska tämä pätee niin myynti- kuin ostolaskuihinkin, luikertelee monen firman maksuaikaparatiisissa kärmes.
Pohditaanpa myyntimiehen nelilaskinmatikalla minkälainen kärmes siellä paratiisissa saattaa luikerrella.

Mikä merkitys maksuajoilla sitten on?

Myyntimiehelle tai -naiselle maksuajoilla on lähinnä myyntiä edistävä vaikutus. On helppo luvata hieman pidempi maksuaika, koska provikan kilahtamisen todennäköisyys paranee, eikä muusta tarvitse huolehtia.
Viekas ostaja, jolla on aidosti ymmärrys maksuaikojen merkitykseen oman firmansa toimintaan, osaa pelata asiaa ymmärtämättömän myyjän kustannuksella. Tai oikeastaan myyjän työnantajan kustannuksella.

Entä mitä se vaikuttaa firman toimintaan?

Kuvitellaan, että toimitusjohtajan antama suositus maksuajoista on se perinteinen 14pv netto mutta myynti on oppinut, että kukaan ei talousosastolla älähdä, jos tärkeään diiliin luvataankin hintojen tinkauksen jälkeen vielä 45pv maksuaika. Ja mikäpäs asiakas sitä ei niin tärkeä olisi.
Annetaan siis ensin tuntuvat alennukset ja sitten roplataan vielä maksuaikoja pidemmäksi.
Kassa-alennuksia ei tässä kohtaa oteta mukaan hämmentämään tätä harjoitusta, eikä ne pääsääntöisesti ainakaan helpota myyvän firman tilannetta, koska on usein aika kallis malli nopeuttaa rahojen saantia.

Oletetaan, että myydään jotain mihin liittyy myös hankintoja.

Tyypillisesti myyntihenkilön tekemään diiliin eli toimitukseen liittyvät raaka-aineet, tuotteet tai alihankittavat palvelut pitää hankkia reilusti ennen toimitusta. Oletetaan että ne tarvitaan 30pv ennen toimitusta. Sovitaan diilin myyntihinnaksi 100€ ja myyntikatteeksi 30%, eli ostot on 70€ alv 0%.

Tässä on muuten monen myyjän laskimessa piilevä harha! Myyntikatehan ei totisestikaan ole se raha mikä firmaan jää vaan se on se rahan millä ostojen jälkeen koko firman toiminta pitää rahoittaa.

Ajatellaan, että yritys maksaa myyntihenkilön tekemään diiliin eli toimitukseen liittyvät ostolaskut 14pv maksuehdolla, jolloin ostolaskut erääntyvät maksuun 16 päivää ennen toimitusta. Tarvitaan siis arvonlisäverollisen hinnan verran rahaa (70€+24%=86,8€), joka sujahtaa firman kassasta 16 päivää ennen diilin toimitusta. Toivottavasti kassassa on muutakin kuin kärpäsiä, koska muutoin ollaan käyttöpääomanriittävyysissuessa.
Yritys on siis tässä vaiheessa tarvinnut käyttöpääomaa eli riihikuivaa rahaa 86,8€ ilman että tuloja on yhtään.
Kun toimituksen aika koittaa, lähtee myydyt tavarat tai palvelut liikenteeseen. Se lähteekö lasku heti vai sitten kun talousosasto se ehtii laittaa, onkin sitten toinen juttu mutta faktisesti siinäkin vierähtää helposti viikko, kun on talousosastolla muitakin kiireitä, kuin huolehtia firman rahavirroista.
Tähän väliin on pakko muistella erästä omakohtaista kokemusta, jossa ostin kaivinkonepalveluita takavuosina kaivon kaivattamiseen. Laskutusosoitteen kuski kirjoitti paperin palaan ja heitti Vammaksen kojelaudalle. Lasku tuli 1 1/2 vuotta myöhemmin. Sain siis rapia 500pv korotonta maksuaikaa. Haluaisinpa tietää miten se paperilappunen oli lopulta päätynyt Raili the laskuttajan pakeille.

Kuvitellaan kuitenkin, että lasku lähtee 45pv maksuehdolla heti, kun toimitus on tehty. Onhan näet provikkapalkkaisen myyjän intresseissä saada se liikenteeseen asap.
Rahaa on siis tulossa kassaan 45pv päästä, jos asiakas maksaa ajallaan, eikä venkoile. Rahaa tulee siis 16pv+45pv, eli 61pv sen jälkeen kun maksettiin ostolaskut.

Koska palkkaa maksetaan kuukausittain, laukeaa myyjän provikatkin todennäköisesti maksuun ennen kuin myyntilaskun rahat on tilillä.
Suuri osa provikkapalkkaisista myyntihenkilöistä toimii edelleen liikevaihtoperustaisessa provikkamallissa, jossa provikat laukeaa maksuun, kun on saatu punnerrettua lasku maailmalle.
Työnantajamaksujen tilitysehtoja en juuri nyt muista mutta esim 10€:n provikan lisäksi on hyvä muistaa, että hieman laskutavasta riippuen sen päälle tulee erilaisia lisäkuluja 2,5-4€, jotka niin ikään lähtee kassasta ja rahoitetaan myynnistä tulevalla tulovirralla.

Eli käyttöpääomaan tarvitaan todellisuudessa 86,6€+myyjän provikat, puhumattakaan mitä muita myynnin kuluja on tullut. Ja firmahan ei pyöri, jos kaupoilla katetaan vain myyjän kulut.

Koska oletetaan niin ikää busineksen rullanneen myös edellisinä kuukausina, on myyjäfirman talouspäällikön riesana myös edellisten kuukausien myyntien alvit. Maksuaikahan arvonlisäverolle kuukauden päätymisestä on 1 kuukausi ja kaksitoista päivää.  Eli esim tammikuun alvit maksetaan siis 12. maaliskuuta. Niistä ei kannata myöhästyä!

Toimituksen hyväksyntä

Valitettavasti pahuksen moni firma hoitaa diiliin liittyvät sopimukselliset asiat puhelimitse tai emaililla, ilman kunnollista toimitussopimusta, joka turvaa toimittajan intressit. Niinpä usein jää myös sopimatta toimituksen hyväksymisen ehdot, jolloin ostaja voi halutessaan kikkailla pitkäänkin mukamas-reklamaatioilla tai häipymällä radiohiljaisuuteen. Hyvä lähtökohta on sopia millä kriteereillä lasku voidaan lähettää (esim toimituksesta, käyttöönotosta jne) ja milloin omistus ja hyödyntämisoikeus siihen siirtyy ostajalle.
Viivästyskorkojen karhuaminenkin on haastavaa etenkin, jos ei ole kunnollista sopparia mihin vedota. Ja eihän sitä hyvää asiakasta sovi karhuta. Ei vaikka ei maksakaan vaan venkoileen ja käyttää ilmaista luottoa hyväkseen. Jeah right!

Mitä voidaan tehdä?

Yllättävän pienillä muutoksilla koko homma saadaan näyttämään aivan toiselta!

Mitäs jos lähdettäisiin kerralla tavoittelemaan negatiivista käyttöpääoman tarvetta.

Kirjanpitosanahirviö on helppo suomentaa. Yksinkertaistaen se tarkoittaa sitä, että myynti- ja ostolaskujen ehdot leivotaan sellaiseen balanssiin, että saat aina rahat myyntilaskuista ennen kuin maksat siihen toimitukseen liittyvät ostolaskut saatikka provikat. Vielä kun katteet on kohdallaan niin yllättäen koko paja alkaa pyöriä ilman toimintaan sitoutuvia omia pääomia. Ei se tietty aina näin helppoa ole mutta täysin mahdollista kuitenkin. Do that, been there.

Tämä malli ei sido omia varoja yrityksen päivittäisen toiminnan pyörittämiseen, eikä kasvupyrähdyskään ala haitata kassaa.

Valitettavan usein kovaa kasvua generoivilta firmoilta loppuu kassasta rahat. Kyse on pelkistäen juurikin käyttöpääoman puutteesta. Ja sitähän tarvitaan sitä enemmän mitä aiemmin maksat kulut suhteessa tuloihin.
Jos negatiiviseen käyttöpääomaan on vielä matkaa niin hyvä on aloittaa vaikkapa tämän kirjoituksen luetuttamisesta myynnillä, tiukalla myyntilaskujen maksuaikaohjeistuksella ja samalla ostopäällikön herättämisestä ruususen unesta ja neuvottelemaan firmalle paremmat ostoehdot.
Samaan syssyyn kun vielä virkistetään minimimyyntikateohjeistus, joka lähtee firman todellisesta kulurakenteesta, eikä kuvitelmasta että 30% on aika hyvä kate, niin ollaan jo erinomaisen hyvällä polulla. Simple is that.
Täältä muuten löytyy aiempi bloggailuni hieman samaan aiheeseen. Parasta antia tässä kirjoituksessa on linkki varsinaiseen artikkeliin, joka ei ole mun kirjoittama 😉 http://www.mesimaki.fi/time-to-zero-cash/