Maalaisjärjellä tekoälyyn

Meneillään oleva tekoälybuumi lupaa paljon, mutta vain harvassa yrityksessä on valmius hyödyntää AI:ta sen täydessä potentiaalissaan. Olet varmasti kuullut esitettävän erinäisiä toiveita tekoälyä kohtaan. Niin mekin, tässä alla yleisimpiä.

“Haluan tekoälyn, joka tekee raportoinnin puolestani.”

“Voisiko AI lukea tarjouspyynnöt ja ehdottaa vastaukset automaattisesti?”

“Olisipa meillä AI-agentti, joka seuraisi liiketoiminnan tunnuslukuja ja kertoisi, missä mennään.”

“AI voisi varmaan hoitaa meidän asiakastuen?”

“Jos tekoäly ennustaisi varaston tarpeet, meidän ei tarvitsisi arvailla enää.”

Nämä eivät ole enää toiveunta. Ne ovat tämän hetken todellisia tarpeita, joihin yritykset etsivät vastauksia.

Hyvä uutinen on, että kaikki edellä mainittu on teknisesti jo nyt mahdollista, joissakin suuremmissa yrityksissä jopa arkipäivää. Huono uutinen on, että mikään yllämainituista ei onnistu aidosti, jos yrityksen perusdata ja järjestelmät eivät ole kunnossa.

Siksi tekoälystä puhuttaessa tärkein kysymys ei ole “mitä AI voisi meille tehdä?”, vaan “onko yrityksemme käyttämät tietojärjestelmät siinä valmiudessa, että liiketoimintaa voidaan tehostaa firman omaan dataan perustuvalla tekoälyllä?”

AI-kehityksen portaat

Tekoälyn hyödyntämistä pk-yrityksissä kannattaa ajatella portaina. Useimmille taso 1 on jo tuttua mutta todelliset tehot liiketoimintaan saavutetaan vasta etenemällä tasoja useita eteenpäin.

Valtaosa yrityksistä haluaa suoraan tasoille 4–7 mutta riittävä ymmärrys käytössä olevien järjestelmien ja tietovarantojen valmiudesta on usein hatara, siksi suosittelemmekin myös valmiuksen luomisessa vaiheittaista etenemistä.

Ja mikä parasta, perusasioiden kartoituksessa tunnistetaan suurella valmiudella myös useita helppoja kohteita, joilla saadaan liiketoimintaan ja prosesseihin tehokkuutta ja sujuvuutta.

Miksi tekoäly ei korjaa ongelmia, vaan saattaa jopa suurentaa niitä?

Yrityksissä on usein odotus, että AI ratkaisee:

• manuaalisen työn
• hitautta
• pullonkauloja
• virheitä
• raportoinnin kuormaa

Ja näin tapahtuukin, jos pohjalla on järjestelmällinen toiminta.

Mutta jos yrityksen perusprosessit on sekavia tai niitä ei noudeta, käytössä oleva liiketoimintadata on puutteellista ja järjestelmät irrallisia toisistaan, tapahtuu yleensä päinvastoin. Yrityksen tahtotila etsiä AI:sta helpotusta nostaakin esiin yrityksen tietojenhallinnassa, järjestelmissä ja tietoturvassa olevia puutteita ja saakin aikaiseksi ns. lumipalloefektin sen sijaan, että se ratkaisisi olemassa olevia haasteita ja tehostaisi prosesseja.

Siksi ensimmäinen askel kohti tekoälyn hyödyntämistä ei yleensä ole AI-projekti. Se on nykytilan rehellinen kartoitus ja yrityksen perustoimintojen eli prosessien viilaaminen kuntoon ja vielä käytössä olevien nykyohjelmistojen AI-kyvykkyyden tunnistaminen.

Strateginen tahtotila kasvaa ja kehittyä

Ihan ensimmäinen askel tekoälymatkalla on yrityksen oma tahtotila kasvaa ja kehittyä, päätös siitä, että yritys haluaa panostaa omaan tekoälymatkaansa.

Sen jälkeen alkaa perusteellinen nykytila-analyysi, jonka pohjalta päästään tilanteeseen, jossa voidaan realistisesti arvioida, mikä on meidän yrityksen tekoälykyvykkyys ja mistä meidän kannattaa aloittaa.

Pk-yrityksen nykytila-analyysi vastaa kolmeen kysymykseen:

1. Missä tieto on – ja missä sen pitäisi olla?

• Dokumentit, CRM, ERP, sähköpostit, SharePoint, Excelit, laskutus, talous, tuotanto, varasto.

• Monesti tieto on pirstaleina, päällekkäisenä ja osin jopa “hiljaisena tietona” yksittäisillä ihmisillä.

2. Miten tieto liikkuu?

• Integraatiot, automaatio, manuaaliset vaiheet, kaksi- tai kolminkertainen kirjaus.

3. Mitä oikeuksia kenelläkin on?

• Jos käyttöoikeudet ja tietoturva ovat levällään, AI ei voi toimia oikein.

Tarkistuslista yrityksen tekoälyvalmiuteen

Tämä lista kokoaa tärkeimmät kohdat, joiden on hyvä olla kunnossa ennen mittavia AI-hankintoja.

• 1. Prosessit
  ☐ Prosessit ovat dokumentoitu
  ☐ Työnkulut ovat selkät ja yhtenäiset
  ☐ Manuaalinen työ on tunnistettu
• 2. Järjestelmät
  ☐ Tiedämme, mitä järjestelmiä todella käytetään
  ☐ Vanhentuneet järjestelmät on tunnistettu
  ☐ Käytettävät työkalut tukevat yrityksen liiketoimintaa
• 3. Integraatiot ja automaatio
  ☐ Tiedämme, miten tieto liikkuu järjestelmien välillä
  ☐ Turhat manuaaliset työvaiheet on kartoitettu
  ☐ Perusautomaatiot ja integraatiot toimivat
• 4. Data
  ☐ Data on koottua, yhtenäistä ja ajantasaista
  ☐ Tärkein tieto löytyy digitaalisessa muodossa eikä ole vain työntekijöiden päässä
  ☐ Data on saatavilla AI:n käyttöön tarpeen mukaan
• 5. Käyttöoikeudet ja tietoturva
  ☐ Pääsyoikeudet ovat loogisesti määritelty
  ☐ Tietoturva on ajan tasalla
  ☐ AI voi lukea vain sellaista dataa, johon käyttäjällä on lupa
• 6. Ihmiset ja osaaminen
  ☐ Henkilöstö ymmärtää, miksi haluamme kehittyä AI:n käytössä ja mitä se tarkoittaa ja he pääsevät osallistumaan hankkeiden suunnitteluun
  ☐ Oman organisaation osaaminen on tunnistettu
  ☐ Koulutus ja tarvitta tuki on suunniteltu
• 7. Strateginen fokus
  ☐ Tiedämme, miksi haluamme hyödyntää AI:ta, mitä sillä tavoittelemme
  ☐ Olemme valinneet 2–3 painopistettä seuraavalle 12 kuukaudelle
  ☐ Onnistumisen mittarit ovat selkeät

Haluatko selvittää, mihin yrityksenne AI-valmius oikeasti riittää?

Autamme pk-yrityksiä:

• kartoittamaan nykytilan
• tekemään priorisoidun etenemissuunnitelman
• löytämään oikeat AI-hankkeet
• välttämään kalliit virheinvestoinnit