Strategiatyöpaja rakentaa yhteistä näkemystä. Mitä osallistaminen ja ulkopuolinen fasilitaattori tuovat prosessiin?

Strategiaa, kehittämissuunnitelmaa tai uutta toimintamallia voidaan valmistella monella tavalla. Joskus pieni asiantuntijajoukko kokoaa aineiston, tekee analyysin ja valmistelee ehdotuksen. Toisissa tilanteissa onnistuminen edellyttää sitä, että henkilöstön, asiakkaiden, yritysten tai muiden sidosryhmien näkemykset saadaan mukaan jo valmisteluvaiheessa.

Osallistava työskentely on erityisen hyödyllistä silloin, kun pitää muodostaa yhteinen näkemys, saada erilaiset kokemukset ja näkökulmat päätöksenteon pohjaksi sekä sitouttaa ihmisiä yhteisiin tavoitteisiin.

Ulkopuolinen fasilitaattori puolestaan auttaa rakentamaan prosessin niin, että keskustelu ei jää mielipiteiden vaihtamiseksi. Hänen tehtävänään on huolehtia työskentelyn rakenteesta, eri äänten kuulumisesta ja siitä, että keskustelusta päästään kohti yhteisiä johtopäätöksiä, valintoja ja jatkotoimenpiteitä.

Olemme työuramme aikana suunnitellut ja fasilitoinut lähes 150 työpajaa yrityksille, julkisille organisaatioille, johtoryhmille, hallituksille ja erilaisille sidosryhmille. Osallistujina on ollut yritysten omistajia ja johtoa, henkilöstöä, yrittäjiä, kaupunkien ja kuntien edustajia, kehitysyhtiöitä, oppilaitoksia ja muiden organisaatioiden asiantuntijoita. Erilaisista aiheista ja osallistujista huolimatta onnistuneissa prosesseissa toistuvat samat perusasiat.

Mitä hyötyä osallistavasta työskentelystä on?

Osallistaminen ei tarkoita sitä, että kaikesta pitäisi päättää yhdessä tai että jokainen esitetty näkemys päätyisi lopulliseen ratkaisuun. Hyvin toteutetun osallistavan prosessin tehtävänä on ennen kaikkea parantaa päätöksenteon pohjana olevaa tietoa. Sen avulla voidaan rakentaa yhteistä ymmärrystä tilanteesta, saada näkyviin erilaisia näkökulmia ja lisätä ymmärrystä siitä, miksi tiettyihin valintoihin lopulta päädytään.

Kokemuksemme perusteella osallistavan työskentelyn kolme keskeistä hyötyä ovat yhteisen näkemyksen rakentaminen, erilaisten äänten saaminen mukaan ja sitoutumisen vahvistaminen.

Osallistaminen auttaa rakentamaan yhteisen näkemyksen

Monissa kehittämistilanteissa ongelmana ei ole tiedon puute. Sitä on pikemminkin paljon, mutta eri ihmisillä on tilanteesta erilaisia havaintoja ja tulkintoja.

Johto saattaa nähdä kokonaisuuden yhdellä tavalla, henkilöstö toisella ja asiakkaat kolmannella. Monitoimijaisissa kehittämishankkeissa samaan kysymykseen voi liittyä yrityksiä, kaupunkeja, kehittämisorganisaatioita, oppilaitoksia, rahoittajia ja muita sidosryhmiä, joilla kaikilla on omat lähtökohtansa.

Yhteinen näkemys ei tarkoita sitä, että kaikkisen pitäisi ajatella samalla tavalla.

Osallistavan prosessin avulla voidaan sen sijaan tehdä näkyväksi, mistä ollaan samaa mieltä, missä näkemykset eroavat ja mitkä asiat pitää ratkaista ennen kuin voidaan edetä. Tässä fasilitoinnilla on tärkeä tehtävä. Keskustelun pitää kulkea yksittäisistä mielipiteistä kohti yhteistä tilannekuvaa, vaihtoehtojen arviointia ja valintoja.

Parhaimmillaan työskentelyn lopussa pystytään sanomaan: tästä lähdimme liikkeelle, nämä erilaiset näkökulmat tunnistimme ja näistä asioista muodostimme yhteisen suunnan.

Organisaation paras tieto ei yleensä ole vain johdolla

Johto vastaa päätöksistä ja suunnasta, mutta organisaation käytännön työstä löytyy paljon tietoa, joka ei välttämättä näy johtoryhmän pöydässä.

Asiakasrajapinnassa työskentelevä tietää, mitä asiakkaat kysyvät. Myyjä tunnistaa, missä kauppa pysähtyy. Prosessin käyttäjä tietää, missä vaiheessa syntyy turhaa työtä. Alueellisessa kehittämisessä yrittäjän näkökulma toimintaympäristöön voi olla erilainen kuin kaupungin tai kehittämisorganisaation edustajan.

Kun nämä näkökulmat saadaan mukaan, päätöksiä ei tarvitse tehdä vain oletusten tai yksittäisten kokemusten varassa. Hyvä osallistaminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaikki kutsutaan samaan työpajaan keskustelemaan kaikesta. Osallistaminen pitää suunnitella kyseessä olevan tavoitteen mukaan.

Joskus oikea menetelmä on syvähaastattelu. Joskus taas sähköinen ennakkokysely. Usein tarvitaan yksilötyöskentelyä, pienryhmiä tai useita työpajoja, joissa samaa teemaa tarkastellaan eri näkökulmista.

Olemme omissa projekteissamme käyttäneet työpajojen rinnalla haastatteluja, ennakkokysymyksiä, sähköisiä kyselyitä ja tausta-aineistojen analyysiä. Näin varsinaista työpaja-aikaa ei tarvitse käyttää lähtötilanteen kartoittamiseen, vaan yhteinen aika voidaan käyttää asioihin, joissa tarvitaan ihmisten välistä keskustelua, vaihtoehtojen arviointia ja valintojen tekemistä.

Strategiatyöpaja tuo henkilöstön ja sidosryhmien näkemykset päätöksenteon tueksi

Strategia tai kehittämissuunnitelma on lopulta arvokas vasta, kun se vaikuttaa siihen, mitä organisaatiossa tehdään. Tässä osallistavan työskentelyn kolmas hyöty tulee näkyviin.On eri asia saada valmis suunnitelma sähköpostiin kuin olla mukana keskustelemassa siitä, miksi jotkin asiat ovat tärkeämpiä kuin toiset, millaisia vaihtoehtoja on ollut ja mitä tehtävät valinnat käytännössä tarkoittavat.

Kun ihmiset ymmärtävät valintojen taustan, myös niiden toteuttaminen ja niihin sitoutuminen helpottuvat.Osallistaminen ei poista päätöksenteon vastuuta johdolta. Päinvastoin. Hyvä osallistava prosessi antaa johdolle enemmän tietoa päätöksenteon tueksi ja auttaa samalla muuta organisaatiota ymmärtämään tehtyjen päätösten perusteita.

Erityisen tärkeää tämä on tilanteissa, joissa lopputuloksen toteuttaminen riippuu useista organisaatioista tai toimijoista. Jos yhteistä suuntaa on rakennettu yhdessä, toimeenpanoa ei tarvitse aloittaa siitä, että jokainen taho vakuutetaan tavoitteiden merkityksestä erikseen.

Mitä hyötyä ulkopuolisesta fasilitaattorista on strategiatyöpajassa?

Fasilitaattorin tehtävänä ei ole vain jakaa osallistujia ryhmiin, pitää kiinni kellosta tai kerätä ajatuksia työskentelyalustalle.Vaativassa kehittämisprosessissa ulkopuolinen fasilitaattori tuo työskentelyyn ennen kaikkea rakennetta, puolueettomuutta ja tilaa avoimelle keskustelulle.

Kun johtaja tai esihenkilö itse vetää työpajaa, hänellä on samanaikaisesti kaksi roolia. Hänen pitäisi osallistua sisältökeskusteluun ja samalla huolehtia siitä, miten muut osallistuvat. Ulkopuolisen fasilitaattorin avulla myös johto voi keskittyä itse asiaan ja olla yksi keskusteluun osallistuvista.Ulkopuolisuus voi myös madaltaa osallistujien kynnystä nostaa esiin asioita, joista organisaation sisällä on vaikeampi puhua.

Kaikkia havaintoja, huolia tai eriäviä näkemyksiä ei välttämättä tuoda esiin yhtä avoimesti tilanteessa, jossa työskentelyä vetää oma esihenkilö, organisaation johto tai henkilö, jolla on vahva oma näkemys käsiteltävästä asiasta.

Kyse ei aina ole siitä, etteikö asioista saisi puhua. Joskus osallistuja vain pohtii, onko juuri tässä tilanteessa sopivaa kyseenalaistaa vallitsevaa näkemystä, nostaa esiin epäkohtaa tai sanoa ääneen jotain, joka poikkeaa johdon näkemyksestä.

Ulkopuoliselle fasilitaattorille voi olla helpompi sanoa myös se, mitä organisaatiossa ei yleensä sanota ääneen.

Ammattitaitoisen fasilitaattorin tehtävänä on rakentaa työskentely niin, että erilaiset näkemykset voidaan tuoda esiin mahdollisimman turvallisesti ja tasapuolisesti.

Tässä voidaan hyödyntää esimerkiksi anonyymejä ennakkokyselyitä, yksilötyöskentelyä ennen yhteistä keskustelua, pienryhmiä tai sähköisiä työskentelyalustoja. Näin keskusteluun saadaan mukaan myös niiden ihmisten näkemyksiä, jotka eivät ensimmäisinä ota puheenvuoroa yhteisessä tilaisuudessa.

Ulkopuolisen on usein myös helpompi esittää kysymyksiä, joita organisaation sisällä ei välttämättä esitettäisi:

• Miksi toimimme näin?
• Mihin tämä oletus perustuu?
• Ovatko kaikki tästä aidosti samaa mieltä?
• Mikä tässä suunnitelmassa voi estää onnistumisen?
• Mistä asiasta meidän pitäisi puhua, vaikka se olisi vaikeaa?

Koska ulkopuolisella fasilitaattorilla ei ole omaa asemaa organisaation hierarkiassa eikä hänen tarvitse puolustaa nykyistä toimintamallia, hän voi haastaa ajattelua neutraalimmasta asemasta. Samalla fasilitaattorin pitää huolehtia siitä, etteivät organisaation hierarkia, äänekkäimmät keskustelijat tai vahvimmat ennakkonäkemykset määrittele työskentelyn lopputulosta.

Hyvä fasilitaattori tunnistaa myös, milloin keskustelua kannattaa syventää, milloin jokin esiin noussut ristiriita on tärkeä käsitellä ja milloin on aika siirtyä keskustelusta kohti valintoja. Työpajan tavoitteena ei ole saada aikaan mahdollisimman paljon keskustelua. Tavoitteena pitäisi olla, että saadaan näkyviin olennaiset näkemykset ja rakennetaan niiden pohjalta mahdollisimman hyvä yhteinen lopputulos.

Onnistunut työpaja alkaa ennen yhteistä kokoontumista

Lähes 150 fasilitoidun työpajan kokemuksella nostaisimme onnistumisen kannalta yhdeksi tärkeimmistä asioista sen, mitä tapahtuu ennen kuin osallistujat tulevat huoneeseen.

Työpajan pitää vastata johonkin kysymykseen: Mitä tämän työskentelyn jälkeen pitäisi tietää, ymmärtää, valita tai päättää?

Kun tämä on selvää, voidaan ratkaista, ketkä tarvitaan mukaan, mitä heidän pitäisi tietää etukäteen ja millainen työskentely auttaa pääsemään tavoitteeseen. Joissakin projekteissamme osallistujille on lähetetty ennakkokysymyksiä. Toisissa olemme tehneet haastatteluja tai kyselyn jo ennen työpajaa. Laajoissa selvityksissä olemme yhdistäneet työpajojen tuloksia tausta-aineistoihin, haastatteluihin ja muuhun tiedonkeruuseen. Näin toteutettuna työpaja ei ole irrallinen tapahtuma, vaan osa laajempaa kehittämisprosessia.

Työpajan todellinen arvo syntyy myös sen jälkeen

Myös työpajan jälkeinen työ on tärkeää. Kymmenien ihmisten keskustelusta ja sadoista kommenteista ei ole vielä sellaisenaan paljon hyötyä. Aineisto pitää jäsentää, analysoida ja kiteyttää ja ymmärtää mikä oli olennaista? Lisäksi kysymme aina itseltämme mitkä asiat toistuivat, missä näkemykset erosivat, mitä valintoja työskentelystä voidaan tehdä ja ennen kaikkea, mitä pitäisi tapahtua seuraavaksi?

Meille Mesimäki Companyssa fasilitointi tarkoittaa siksi myös työpajoissa syntyvän tiedon muuttamista päätöksentekoa ja jatkotyötä tukevaksi aineistoksi. Työskentely voi johtaa esimerkiksi yhteiseen tilannekuvaan, strategisiin valintoihin, priorisoituihin toimenpiteisiin, vastuisiin, kehittämissuunnitelmaan tai seuraavan vaiheen päätöksiin.

Näin asiakkaamme kertovat työskentelystämme

Olemme saaneet viimeaikaisista projekteistamme palautetta erityisesti työskentelyn huolellisesta valmistelusta, osallistavuudesta ja kyvystä viedä keskustelu konkreettisiksi tuloksiksi.

”Prosessi oli selkeä aina kutsumisesta yhteenvetoon saakka.”

”Työpajoissa keskustelu eteni tavoitteellisesti erilaisista näkemyksistä yhteiseen tilannekuvaan, strategisiin valintoihin ja konkreettisiin jatkotoimenpiteisiin.”

”Olemme arvostaneet erityisesti kykyä haastaa ajattelua rakentavasti, saada johdon ja avainhenkilöiden näkemykset aidosti mukaan sekä kiteyttää työpajojen tulokset selkeään ja käytännössä hyödynnettävään muotoon.”

Asiakaspalautteissa on noussut esiin myös kykymme yhdistää osallistava fasilitointi vahvaan liiketoiminnalliseen ajatteluun ja juuri tätä pidämme itsekin tärkeänä.

Fasilitointi ei ole meille irrallinen työpajatekniikka, vaan tapa rakentaa parempaa päätöksentekoa ja auttaa ihmisiä muuttamaan erilaiset näkemykset yhteiseksi suunnaksi ja käytännön tekemiseksi.

Mistä tietää, että fasilitointi ja tehty strategiatyö onnistui?

Työpajan onnistumista ei pitäisi arvioida vain sen perusteella, oliko tunnelma hyvä tai syntyikö paljon keskustelua. Paljon parempia kysymyksiä ovat:

• Saimmeko näkyviin olennaiset näkökulmat?
• Syntyikö yhteinen ymmärrys siitä, missä olemme nyt?
• Pystyimmekö tunnistamaan tärkeimmät kysymykset?
• Teimmekö valintoja ja priorisointeja?
• Tiedämmekö, mitä tapahtuu seuraavaksi?
• Ymmärtävätkö osallistujat oman roolinsa jatkossa?

Parhaimmillaan osallistava prosessi kulkee erilaisista näkemyksistä yhteiseen tilannekuvaan, siitä vaihtoehtoihin ja valintoihin ja lopulta konkreettisiin jatkotoimenpiteisiin. Silloin koemme, että osallistaminen ei hidasta päätöksentekoa, vaan se parantaa sen laatua ja helpottaa päätösten viemistä käytäntöön.

Tarvitsetteko ulkopuolista fasilitaattoria?

Mesimäki Company suunnittelee ja fasilitoi strategisia työpajoja, johtoryhmien ja hallitusten työskentelyä sekä laajoja monitoimijaisia kehittämisprosesseja yrityksille ja julkisille organisaatioille.

Voimme auttaa yksittäisen työpajan suunnittelussa ja fasilitoinnissa tai rakentaa laajemman prosessin, jossa yhdistyvät ennakkokyselyt, haastattelut, työpajat, aineiston analysointi ja tulosten kiteyttäminen konkreettisiksi valinnoiksi ja jatkotoimenpiteiksi.

Jos teillä on edessä tilanne, jossa erilaisista näkemyksistä pitäisi rakentaa yhteinen suunta, keskustellaan siitä, millainen osallistava työskentelymalli palvelisi tavoitettanne parhaiten.

Lue lisää osallistavasta tavastamme työskennellä täältä!

Täältä löytyy artikkeli tekemästämme laajasta puolustusteollisuuden osallistavasta selvitystyötä.